Apurahan hakijan opas taiteilijoille ja työryhmille

Tämä opas on tarkoitettu taiteen keskustoimikunnan, sen jaostojen, valtion taidetoimikuntien ja lautakuntien sekä alueellisten taidetoimikuntien myöntämien apurahojen hakijoille.

Mihin tarkoitukseen, kenelle ja milloin

Ennen kuin aloitat hakemuksen teon, ota selvää:

• Mikä apurahamuoto sopii tarpeeseesi parhaiten?
• Minä vuonna apuraha tulee käyttää (sopiiko se hankkeesi toteutusaikatauluun)?
• Milloin apurahan hakuaika päättyy; hakuajoilla taataan hakijoille tasapuolinen kohtelu, myöhässä saapuneita hakemuksia ei oteta huomioon.

Ajantasaiset tiedot hakuajoista ja siitä mihin tarkoitukseen apurahat myönnetään ovat kohdissa Valtakunnalliset apurahat ja avustukset sekä Alueelliset apurahat ja avustukset.

Mistä saan hakemuslomakkeen

Apurahaa haetaan aina lomakkeella. Yhdellä lomakkeella voi hakea vain yhtä apurahaa. Hakulomakkeet ovat pdf-tiedostoina kunkin apurahakuvauksen alla. Lomakkeen voi täyttää tietokoneen näytöllä ja tulostaa.

Lomakkeita saa myös tilaamalla sähköpostiosoitteesta tkt-asiakaspalvelu@minedu.fi tai hakemalla toimistosta osoitteesta Maneesikatu 7, Helsinki. Alueellisten taidetoimikuntien lomakkeita saa vastaavasti alueellisista toimistoista.

Kenelle hakemus osoitetaan ja mihin se toimitetaan

Hakemus osoitetaan sille valtion taidetoimikunnalle, jaostolle tai lautakunnalle, joka apurahan myöntää ja se toimitetaan Taiteen keskustoimikunnan hallintotoimistoon osoitteeseen PL 293 (käyntiosoite Maneesikatu 7), 00171 Helsinki.

Alueellisille taidetoimikunnille osoitetut hakemukset toimitetaan kyseisen taidetoimikunnan toimistoon.

Mitä apurahan käyttötarkoitukseen/työsuunnitelmaan

• Kirjoita selkeä ja ymmärrettävä työsuunnitelma hakemuslomakkeen kohtaan käyttötarkoitus. Tiivistä olennainen. Halutessasi voit esittää laajemman työsuunnitelman liitteessä. Pelkkä viittaus liitteisiin ei kuitenkaan riitä.
• Perustele, että hankkeesi on hyvä ja toteutettavissa. Vakuuta päätöksentekijä osaamisestasi ja ammattitaidostasi.
• Kerro, mitä arvoa hankkeestasi/työskentelystäsi olisi laajemmalle yleisölle.
• Muista mainita suunnitelmassasi hankkeen tarkka ajankohta.
• Varmista, että työsuunnitelmasi kattaa kaikki ne vuodet, joille haet monivuotista työskentelyapurahaa (esim. valtion taiteilija-apurahaa). 
• Katso, että suunnitelmasi vastaa ytimekkäästi kysymyksiin mitä, miten, milloin, missä, miksi, kenen kanssa ja kenelle.

Mitä kustannusarvioon

• Laadi hankkeesta talousarvio ja rahoitussuunnitelma, joihin perustat haettavan summan.
• Kerro talousarviossa hankkeen kokonaisbudjetti, vaikka hakisit vain osarahoitusta. Näin päätöksentekijä saa hankkeesta kokonaiskuvan.
• Hae realistista summaa, joka on järkevässä suhteessa jaettavaan kokonaismäärärahaan. Voit katsoa aiemmat apurahapäätökset myöntösummineen toimikuntien verkkosivuilta.
• Hakiessasi kohdeapurahaa hankkeeseen:  

− Kirjaa kaikki arvioidut tulot ja menot selkeästi; talousarvion tulojen ja menojen on oltava tasapainossa.
− Erittele menot eri käyttökohteisiin, pelkkä kokonaissumma ei riitä.
− Mainitse hankkeen mahdollinen oma tuotto sekä muut samaan hankkeeseen haetut ja jo saadut apurahat sekä muut varmistuneet tulot.
−Tarkista, ettei haettava summa ylitä menoja, voit joutua palauttamaan hankkeen mahdollisen ylijäämän.

Entä, jos hankkeella on useita toteuttajia

• Jos hankkeella on useita toteuttajia, apurahaa tulee hakea työryhmänä. Hakijaksi merkitään tällöin työryhmän yhteyshenkilö. Työryhmän muista jäsenistä ilmoitetaan nimet ja henkilötunnukset.
• Työryhmälle myönnettävä apuraha on yhteisvastuullista. Jokainen työryhmän jäsen on vastuussa apurahan käytöstä ja sen selvittämisestä.
• Työskentelyapurahoja ei myönnetä työryhmille.

Mitä liitteisiin

• Liitteillä voit täydentää hakemusta, perusasiat tulee kirjata hakemuslomakkeeseen.
• Liite voi olla esimerkiksi ansioluettelo. Liitä työryhmähakemukseen kaikkien työryhmän jäsenten CV:t. Jos jäseniä on useita, tee ansioluetteloista tiivistelmä.
• Liitteeksi voit laittaa kuvia, arvosteluja, suosituksia, esitteitä jne. hakuilmoituksen mukaisesti. Lähetä liitteitä vain kohtuullinen määrä. Hakemus ei ole portfolio/leikekirja.
• Kirjoita kaikkiin liitteisiin oma nimesi sekä viittaus hakemukseen. Työryhmän jäsenten liitteissä tulee mainita jäsenen lisäksi hankkeen yhteyshenkilö.

Ennen hakemuksen jättämistä 

• Tarkista vielä, että:

− olet täyttänyt lomakkeen kaikki kohdat.
− olet allekirjoittanut hakemuksen. Toinen henkilö ei voi tehdä sitä puolestasi.

• Tarkista myös viimeinen hakupäivä. Vain määräajassa jätetyt hakemukset voidaan ottaa huomioon päätöksenteossa. Postitse jätetyn hakemuksen viimeisen hakupäivän postileima riittää. Hakemuksen voi myös jättää Taiteen keskustoimikunnan tai alueellisen taidetoimikunnan toimistoon määräpäivänä klo 16.15 mennessä. Sen jälkeen postiluukusta tulleet hakemukset kirjataan myöhästyneiksi.
• Ota hakemuksestasi kopio. Voit tarvita sitä myöhemmin, kun teet selvitystä apurahan käytöstä.
• Älä lähetä kirjekuoressa useammalle taholle osoitettuja hakemuksia tai muuta postia.

Voinko muuttaa tai täydentää hakemusta

• Jos elämäntilanteesi muuttuu tai hankkeesi peruuntuu/muuttuu olennaisesti hakemuksen jättämisen jälkeen, ilmoita siitä toimikunnalle, jolta haet apurahaa.
• Ilmoita myös, jos hakemuksesi jättämisen jälkeen olet saanut tiedon muista hakemistasi avustuksista samaan hankkeeseen.
• Hakijan etu on jättää hakemus täydellisenä, vaikka hakemusta voi täydentää myöhemminkin (kysy täydentämisen määräaika virkailijalta). Jälkikäteen toimitetut liitteet saattavat saapua hakemusten käsittelyn kannalta liian myöhään.
• Puutteellinen hakemuksesi ei estä sen käsittelyä, mutta myönteisen päätöksen saaminen on epätodennäköistä.

Milloin saan päätöksen

• Saat hakemuksestasi kirjallisen päätöksen kahden-kolmen kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä. Valtion taiteilija-apurahoista kuitenkin päätetään kesä-syyskuussa.